1. 确定目标和受众

在筹备软文发布会之前，首先需要明确目标和受众。你想要通过这次发布会传达什么信息？你的目标群体是谁？了解目标和受众将有助于确定发布会的内容与形式。

2. 确定时间及地点

选择一个适合的时间及地点是成功举办媒体见面会的关键。保证时间不与其他重要活动冲突，并选择一个可以容纳所有参与者的地点。此外，考虑到媒体的便利性，选择一个容易到达和方便报导的地点。

3. 策划议程和演讲人

制定一个精确而有吸引力的议程，保证每个环节都能带来媒体和受众的留意力。确定演讲人，他们应是可以清晰传达信息并引起兴趣的人选。保证每个演讲人都有充分的准备并可以回答媒体和受众的问题。

4. 制作媒体资料

在发布会之前，准备好与活动相关的媒体资料，如新闻稿、背景资料、商品介绍等。这些资料应简明扼要地介绍公司、商品或事物的关键信息，并包含联系人的详细信息，以方便媒体进一步了解和报导。

5. 邀请媒体和受众

通过各种不一样渠道邀请媒体和受众参加发布会。可以通过电子邮件、电话、社交网络媒体等方式发送邀请函，并保证在邀请函中包含活动的重要信息，如时间、地点、议程等。同时，建立与媒体的良好关系，邀请媒体代表参加，并通过媒体合作伙伴扩大活动的曝光度。

6. 筹备现场设施和技术支持

保证发布会现场设施齐备，并且提供必要的技术支持。这包括音响设备、投影仪、网络连接等。同时，指定员工负责现场布置和技术支持，以保证发布会的顺利进行。

7. 准备好回答问题

在软文发布会上，媒体和受众也许会提出各种问题。为了回答这些问题，提前准备好相关信息和答案。保证你的演讲人具备足够的小知识和准备，可以清晰、准确地回答问题，同时保持良好的沟通和合作关系。

8. 后续跟进

发布会结束后，及时跟进媒体和受众的反馈，并且提供进一步的支持和信息。这能助于维持与媒体和受众的良好关系，并进一步推广公司、商品或事物。